Wem gehören Ihre Kundendaten – Ihnen oder Ihrem CRM-Anbieter?

Vor rund drei Monaten habe ich auf LinkedIn eine Frage gestellt, die seither nichts an Dringlichkeit verloren hat: Wem gehören eigentlich die Kundendaten in Ihrem CRM – Ihnen oder dem Anbieter, bei dem sie liegen? Als Geschäftsführer von 3 Hills IT ist das für mich keine akademische Frage, sondern eine, die unsere Kund:innen bei jeder CRM-Entscheidung neu beantworten müssen. Meine Überzeugung: Digitale Souveränität ist mittlerweile Chefsache.

Ein CRM ist der empfindlichste Datenspeicher im Unternehmen

Kaum ein System im Unternehmen weiß so viel wie das CRM: jeder Kontakt, jedes Angebot, jede Preisverhandlung, der komplette Vertriebstrichter, oft auch die Service-Historie und interne Notizen zu einzelnen Kund:innen. Wer Zugriff auf dieses System hat, sieht im Zweifel mehr über Ihr Geschäft als so mancher Ihrer eigenen Mitarbeiter:innen. Genau das macht die Frage nach der Kontrolle über diese Daten zu mehr als einer IT-Detailfrage. Sie betrifft Handlungsfähigkeit, Rechtssicherheit und das Vertrauen der eigenen Kundschaft – und damit direkt die Wettbewerbsfähigkeit.

Was digitale Souveränität konkret bedeutet

Der Digitalverband Bitkom definiert digitale Souveränität als die Fähigkeit „zu selbstbestimmtem Handeln und Entscheiden im digitalen Raum”. Für ein Unternehmen lässt sich das auf sehr konkrete Fragen herunterbrechen: Können Sie zwischen mehreren vertrauenswürdigen Anbietern frei wählen, oder sind Sie an einen gebunden? Können Sie Ihre eigenen Daten jederzeit exportieren, prüfen und im Zweifel mitnehmen? Und wissen Sie, welchem Recht Ihr Anbieter unterliegt, wenn eine ausländische Behörde Zugriff verlangt?

Wer hier die Kontrolle verliert, verliert im Zweifel Handlungsfähigkeit, Rechtssicherheit und Vertrauen.

Warum das Thema 2026 an Dringlichkeit gewinnt

Die Diskussion ist keine akademische Übung. Der US CLOUD Act verpflichtet US-amerikanische Anbieter bereits seit 2018 dazu, Daten auf behördliche Anfrage herauszugeben – unabhängig davon, ob der Server dafür in Virginia, Frankfurt oder Wien steht. Entscheidend ist nicht der Serverstandort, sondern welchem Recht das Unternehmen hinter dem Anbieter unterliegt. Das steht bis heute in einem ungeklärten Spannungsverhältnis zu Art. 48 DSGVO, der eine solche Datenherausgabe eigentlich an ein zwischenstaatliches Abkommen bindet.

Auch die Rechtsgrundlage für Datenübermittlungen in die USA ist in Bewegung. Das EU-US Data Privacy Framework gilt zwar weiterhin, doch im Juni 2026 forderte der Datenschutzaktivist Max Schrems die EU-Kommission auf, die zugrunde liegende Angemessenheitsentscheidung aufzuheben – nachdem ein Urteil des US Supreme Court der Handelsaufsicht FTC ihre Unabhängigkeit entzogen hatte – eine Voraussetzung, auf der das Abkommen beruht. Ob daraus tatsächlich ein „Schrems III” wird, ist offen. Der Vorgänger-Fall brauchte von der ersten Klage bis zum Urteil vier Jahre und sieben Monate. Wer heute entscheidet, sollte diese Zeitachse einplanen, statt erst zu reagieren, wenn ein Urteil vorliegt.

Auch auf EU-Ebene wird das Thema zunehmend politisch verhandelt statt nur diskutiert: Der Cloud and AI Development Act der EU-Kommission setzt sich das Ziel, die europäische Rechenzentrumskapazität innerhalb von fünf bis sieben Jahren zu verdreifachen, und schafft ein Stufenmodell zur Bewertung souveräner Cloud-Dienste. Hintergrund ist eine Marktkonzentration, die der Infrastrukturverbund Gaia-X mit rund 65 % des globalen Cloud-Marktes bei drei US-Hyperscalern beziffert.

Was das für die Wahl Ihres CRM bedeutet

Nicht jedes CRM-System zwingt Sie in dieselbe Abhängigkeit. Manche Systeme lassen sich wahlweise in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder als Hybridmodell betreiben. Andere binden Sie technisch und vertraglich ausschließlich an die Cloud-Infrastruktur des Herstellers. Welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Risikobereitschaft, vorhandenen IT-Ressourcen und Branche ab – eine pauschale Antwort gibt es nicht. Was es gibt, ist ein Kriterium, das sich früh und eindeutig klären lässt, statt es erst im Streitfall zu entdecken. Wir setzen bei 3 Hills IT auf ADITO, das genau diese Wahl offenlässt: Betrieb in der Cloud, im eigenen Haus oder als Appliance.

Ein paar Fragen, die sich in einem ersten Gespräch mit jedem CRM-Anbieter klären lassen:

Digitale Souveränität lässt sich nicht auslagern und nicht einmalig abhaken. Sie ist eine Entscheidung, die in der Geschäftsführung fällt und sich von dort durch die gesamte IT-Landschaft zieht – angefangen bei dem System, das die sensibelsten Daten Ihres Unternehmens hält.

Souveränität bedeutet nicht nur darüber zu reden, sondern souverän zu entscheiden und Verantwortung zu übernehmen.

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